Plan de Actuación de fundaciones 2027: guía completa
Se acerca el último trimestre del año. Con él llega una de las obligaciones que más dudas genera entre las fundaciones: preparar y presentar el Plan de Actuación de 2027.
Es habitual confundirlo con un presupuesto o prepararlo como una simple relación de actividades. Sin embargo, el Plan de Actuación es algo más. En él, la fundación explica qué pretende hacer durante el próximo ejercicio y con qué recursos. También indica a cuántos beneficiarios se dirige y qué indicadores permitirán comprobar después si ha cumplido sus objetivos.
Tiene sentido que sea así. Las fundaciones cuentan con un patrimonio afectado de manera duradera a la realización de fines de interés general. El Plan de Actuación permite anticipar cómo piensa la entidad convertir esos recursos en actividad fundacional.
En el caso de las fundaciones de competencia estatal, el artículo 25.8 de la Ley 50/2002, de Fundaciones, establece:
El Patronato elaborará y remitirá al Protectorado, en los últimos tres meses de cada ejercicio, un plan de actuación, en el que queden reflejados los objetivos y las actividades que se prevea desarrollar durante el ejercicio siguiente.
Por tanto, si el ejercicio económico coincide con el año natural, el plazo va del 1 de octubre al 31 de diciembre de 2026. Durante ese periodo deberá aprobarse y remitirse el Plan de Actuación correspondiente a 2027.
Si el ejercicio no coincide con el año natural, habrá que atender a sus tres últimos meses. Si la fundación es de competencia autonómica, deberá revisarse la normativa y el procedimiento establecidos por su Protectorado. Pueden existir diferencias en los modelos, los canales de presentación y los requisitos formales.
¿Quién aprueba el Plan de Actuación de una fundación?
El Plan de Actuación lo aprueba el Patronato de la fundación. No basta con que lo prepare el presidente, el secretario, el director o la asesoría de la entidad.
En las fundaciones de competencia estatal, además, esta aprobación es una función que el Patronato no puede delegar en otros órganos de la fundación. El equipo técnico puede preparar la información. Administración puede realizar las previsiones económicas y un asesor puede confeccionar el documento. Sin embargo, la decisión final debe adoptarla el Patronato mediante el correspondiente acuerdo.
Junto con el Plan debe presentarse una certificación de ese acuerdo y la relación de patronos que asistieron a la sesión. La certificación será expedida por el secretario con el visto bueno del presidente.
Por eso, uno de los errores más frecuentes no está en las cifras, sino en el propio procedimiento. Puede prepararse el Plan con tiempo, pero no convocar correctamente la reunión del Patronato o no documentar bien su aprobación.
¿Qué debe incluir el Plan de Actuación de una fundación?
La idea general es sencilla: explicar qué va a hacer la fundación, a quién se dirige, con qué medios pretende hacerlo y cómo medirá el resultado.
Para cada actividad propia o mercantil prevista, el modelo estatal solicita, entre otros, los siguientes datos:
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Identificación y descripción de la actividad, indicando su denominación, tipo, sector y lugar de desarrollo.
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Recursos humanos, diferenciando entre personal asalariado, profesionales contratados y voluntariado, con una estimación de su dedicación.
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Beneficiarios o usuarios, distinguiendo, cuando corresponda, entre personas físicas y jurídicas.
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Objetivos e indicadores, con una cuantificación que permita comprobar posteriormente el grado de cumplimiento.
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Recursos económicos previstos, tanto los gastos e inversiones necesarios como los ingresos y demás recursos con los que se espera financiarlos.
Por tanto, no debería limitarse a frases genéricas como «realizar actividades culturales», «ayudar a personas vulnerables» o «promover la investigación». Esas expresiones pueden describir los fines de la fundación. Sin embargo, no explican suficientemente qué actuación concreta se desarrollará durante el ejercicio.
Una actividad bien planteada debería permitir responder, al menos, a estas preguntas:
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¿Qué se va a hacer?
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¿A qué finalidad estatutaria responde?
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¿Dónde y durante cuánto tiempo se desarrollará?
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¿A cuántas personas se pretende atender?
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¿Qué personal, profesionales o voluntarios participarán?
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¿Cuánto costará y cómo se financiará?
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¿Qué dato permitirá comprobar si se ha realizado correctamente?
Ejemplo sencillo de Plan de Actuación
Imaginemos una fundación dedicada a mejorar la empleabilidad de personas con discapacidad. Durante 2027 tiene previsto impartir un programa de formación y acompañamiento laboral.
No sería suficiente con indicar:
Actividad: curso para personas con discapacidad.
Sería más útil explicar que la fundación desarrollará un programa de formación de seis meses para 60 participantes. El programa incluirá 300 horas lectivas y acompañamiento individual para la búsqueda de empleo. Como indicadores, podría fijar el número de personas inscritas y el porcentaje que completa la formación. También podría medir el número de prácticas realizadas y las contrataciones conseguidas.
Además, debería estimar el personal necesario y sus horas de dedicación. También tendría que prever los gastos de formación, alquileres, materiales o comunicación y los ingresos destinados a financiarlos. Estos últimos podrían diferenciarse, por ejemplo, entre subvenciones públicas, aportaciones privadas e ingresos propios.
No se trata de adivinar con exactitud todo lo que ocurrirá. Se trata de construir una previsión razonable, coherente y comprobable.
El Plan de Actuación no es solo un presupuesto
El presupuesto es una parte importante, pero el Plan de Actuación no puede reducirse a una tabla de ingresos y gastos.
Dos fundaciones pueden prever el mismo gasto de 50.000 euros y, sin embargo, presentar planes completamente distintos. Una puede destinarlo a financiar becas y otra a organizar un programa de asistencia social. Incluso dentro de una misma actividad, el resultado previsto cambia si se espera atender a 20 beneficiarios o a 200.
Por eso, las cifras deben guardar relación con la descripción de las actividades, los recursos humanos, el número de beneficiarios y los objetivos. Una fundación puede prever una actividad ambiciosa sin personal ni financiación suficiente. También puede consignar un gasto importante sin explicar qué pretende conseguir. En ambos casos, el documento pierde coherencia.
Indicadores del Plan de Actuación
Los indicadores permiten comparar lo previsto con lo realizado. Posteriormente, la memoria de las cuentas anuales deberá informar sobre el grado de cumplimiento del Plan de Actuación. Entre otros aspectos, indicará los recursos empleados, su procedencia y el número de beneficiarios de las actuaciones realizadas.
Por eso, conviene evitar indicadores que no puedan medirse. «Mejorar la sociedad» puede ser un propósito legítimo, pero no permite comprobar el resultado de una actividad concreta.
En cambio, sí pueden utilizarse indicadores como:
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Número de beneficiarios atendidos.
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Número de talleres, sesiones o actuaciones realizadas.
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Porcentaje de participantes que finalizan un programa.
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Número de ayudas concedidas.
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Importe destinado directamente a los beneficiarios.
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Número de inserciones laborales, publicaciones, investigaciones o intervenciones realizadas.
El indicador debe adaptarse a cada actividad. No todas las fundaciones pueden medir su impacto de la misma manera. Aun así, todas deberían poder explicar qué resultado esperan alcanzar.
Errores frecuentes al preparar el Plan de Actuación
El Plan suele complicarse menos por la dificultad del modelo que por la falta de coordinación interna. Entre los errores más habituales encontramos:
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Prepararlo en los últimos días del plazo, sin tiempo para convocar al Patronato o revisar las cifras.
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Copiar el Plan del año anterior cambiando únicamente las fechas, aunque hayan cambiado las actividades o la financiación.
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Confundir los fines estatutarios con las actividades. El fin explica para qué existe la fundación; la actividad explica qué hará durante el ejercicio para cumplirlo.
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No relacionar los gastos con cada actividad, dejando importes sin una justificación clara.
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Utilizar indicadores vagos o imposibles de comprobar.
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Olvidar la certificación del acuerdo, la relación de asistentes u otros documentos exigidos por el Protectorado correspondiente.
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Utilizar un modelo que no corresponde al ámbito estatal o autonómico de la fundación.
También es frecuente elaborar previsiones excesivamente optimistas. Un Plan de Actuación no mejora por incluir muchas actividades. Mejora cuando presenta una programación realista que la fundación puede ejecutar con los medios de los que razonablemente espera disponer.
¿Puede modificarse lo previsto durante el año?
La realidad de una fundación no siempre coincide exactamente con lo planificado. Puede no concederse una subvención, aparecer una nueva necesidad social o incorporarse un financiador. También puede resultar imposible desarrollar una actividad en las condiciones inicialmente previstas.
El Plan es una previsión, no una obligación de ejecutar cada cifra de forma matemática. Lo importante será que las decisiones respeten los fines de la fundación. También deberán aprobarse correctamente cuando sea necesario y quedar justificadas. Posteriormente, la memoria permitirá explicar el grado de cumplimiento del Plan y las desviaciones producidas.
Esto no significa que el documento pueda prepararse sin rigor. Después habrá que comparar lo previsto con lo realizado. Por eso, cuanto más claro y razonable sea el Plan, más sencillo resultará rendir cuentas.
Preparar el Plan de Actuación con tiempo evita problemas
La elaboración del Plan obliga a reunir información jurídica, económica y técnica. El Patronato debe conocer las actividades propuestas. El equipo responsable debe estimar los recursos necesarios. Por su parte, contabilidad debe comprobar que los ingresos, gastos e inversiones estén correctamente clasificados.
Esperar a diciembre para empezar suele generar varios problemas. Las actividades pueden estar poco desarrolladas, las cifras pueden no coincidir y la aprobación del Patronato puede convertirse en una carrera contra el plazo.
Nuestra recomendación es comenzar a trabajarlo antes del inicio del periodo de presentación. Así habrá tiempo para revisar la programación y confirmar qué proyectos cuentan con financiación razonablemente previsible. También será posible convocar al Patronato con la documentación terminada.
Cada Protectorado puede exigir modelos y canales de tramitación diferentes, especialmente en el caso de las fundaciones autonómicas. Por eso, antes de presentar el documento conviene comprobar la normativa aplicable y los requisitos formales del organismo competente. Para las fundaciones de competencia estatal, el Ministerio de Cultura ofrece información oficial sobre los planes de actuación y su presentación.
El Plan de Actuación no debería verse únicamente como una obligación administrativa. Bien preparado, permite al Patronato decidir con claridad qué quiere conseguir la fundación durante el próximo año y qué recursos necesita para hacerlo posible.
En todo caso, se trata de un trámite en el que confluyen aspectos jurídicos, contables y de planificación. Por ello, nuestra recomendación es realizar una consulta profesional y personalizada.
