Teniendo ya claro qué es una fundación y por qué nos interesa esta forma jurídica para nuestro proyecto, cuando se parte desde cero la siguiente duda podría ir dirigida a aterrizarla en el día a día ¿qué se tiene que hacer cuando empiezas a trabajar con una fundación? ¿De qué hemos de estar pendientes? En definitiva, ¿cómo se “usa” una fundación?
Las fundaciones con frecuencia nacen de proyectos personales no vinculados al mundo empresarial o de asociaciones que buscan consolidarse, por lo que puede dar cierto vértigo arrancar una fundación, con sus consecuentes responsabilidades, cuando no se tienen conocimientos previos de gestión de entidades. Para simplificarlo repasamos algunos de los puntos de partida y actuaciones que deberán realizarse de forma cotidiana.
LLEVANZA DE LA CONTABILIDAD Y DECLARACIONES FISCALES
Las fundaciones han de legalizar los libros contables referidos a cada ejercicio económico, como desglosaba la asociación PYMEF en un artículo que recomendamos para conocer mejor las obligaciones contables y fiscales de las fundaciones. Si bien lo habitual es delegar a profesionales la elaboración y presentación de estos libros, hay una parte del trabajo que corresponde a la fundación como es el caso:
- Tener archivadas las facturas, tanto por cada bien adquirido o servicio contratado a terceros, como las facturas emitidas.
- Controlar el dinero en efectivo, así como los movimientos bancarios.
- Solicitudes de préstamos o hipotecas.
- Inventario actualizado, al menos a principio y final del ejercicio contable.
- Documentación acreditativa si hubiera algún cambio en el patrimonio de la fundación (inmuebles, terrenos, dotación fundacional, etc.)
- Documentación relativa a subvenciones recibidas o legados. Será importante reflejar si son o no reintegrables.
OBLIGACIONES LABORALES
Los contratos laborales en las fundaciones son exactamente igual que los contratos realizados por cualquier mercantil, aunque sí caben convenios específicos
La fundación deberá de estar dada de alta en la Seguridad Social, teniendo asignado su correspondiente Código de Cuenta de Cotización, dar de alta al trabajador, registrar su contrato en el SEPE y realizar las retenciones e ingresos a cuenta correspondientes.
Sí que desatacamos que en caso de que la persona a la que se va a remunerar, bien por contrato o por servicios, sea patrono de la fundación, familiar o representante, deberá de solicitarse una autorización previa al Protectorado correspondiente.
REGULARIZACIÓN DE LA SITUACIÓN DE LOS VOLUNTARIOS
En cuanto a los voluntarios, lo primero sería aclarar qué es un voluntario y que no puede cobrar por serlo. En este caso estaríamos metiéndonos en el terreno de la contratación.
Un voluntario contribuye con su trabajo a la fundación como actividad complementaria y no con un horario tajante e impuesto. Sí que se le podrán pagar las dietas para que la actividad no le suponga un gasto. PYMEF también ampliaba el concepto del voluntario en el artículo al que lleva este link.
Por tanto, cuando la fundación decide contar con voluntarios lo que deberá realizar es:
- Formalizar un acuerdo de voluntariado
- Contratar un seguro de voluntariado
DECLARAR LOS DONATIVOS
Para que los donantes puedan desgravarse las donaciones hechas a favor de la fundación en su declaración, la fundación deberá de presentar un modelo ante Hacienda en enero con la relación de los donantes que han contribuido en el ejercicio cerrado. Para ello, la fundación deberá de tener una relación con los datos fiscales de los donantes, siendo éstos: el nombre/denominación completos, el DNI/NIF/NIE, el domicilio fiscal, la cantidad donada y la fecha.
Suele ser recomendable, y una garantía para el donante, que tras la donación la fundación expida un certificado reconociendo que ha recibido un donativo de esa persona (incluyendo todos los datos mencionados), de esta forma si hubiera algún problema con el cotejo de datos que Hacienda haga de lo declarado por la fundación y lo declarado por el donante y le requiriese a éste con motivo de la cantidad que solicita desgravarse, ese certificado acredita que la fundación reconoce haber recibido el donativo.
Emitir este certificado es una forma de agradecer la contribución al donante al mismo tiempo que sirve de garantía.
PLANIFICAR NUEVAS ACTIVIDADES
Durante la andadura de la fundación es probable que las actividades vayan evolucionando, que se consigan nuevos aliados, que se quiera participar o arrancar nuevos proyectos, tener la oportunidad de obtener fondos con nuevos productos o servicios, etc. Sin embargo, no se ha de olvidar que la fundación se rige por sus estatutos, en los que quedan reflejadas cuáles son sus fines y sus actividades. Aquellas que no estén recogidas en los estatutos no tendrán la consideración de actividades fundacionales y por tanto no se beneficiarán de los incentivos fiscales al mecenazgo. Se podrán llevar a cabo, pero considerándose como una actividad mercantil. Por eso es importante no guardar los estatutos de la fundación en un cajón y tenerlos siempre a mano de cara a iniciar o involucrarse en nuevas actividades. Si se considera oportuno, siempre será posible modificar los estatutos.
REUNIONES DEL PATRONATO
También los estatutos determinan el número mínimo de veces que se deberá reunir el patronato al año, las formas de asistencia y de notificación, aunque para determinadas actuaciones sí que deberá reunirse, levantando el Secretario el acta correspondiente. Las principales circunstancias por las que el patronato deberá de reunirse son: aprobación de las cuentas anuales, incluyendo la deliberación y firma del plan de actuación, para modificar estatutos, la fusión y la liquidación de la fundación y, en general, para aquellos actos que requieran la autorización del Protectorado.
De todas formas, y sobre todo durante el primer año, es normal que surjan dudas, por eso siempre recomendamos contar con acompañamiento profesional al principio, para andar con seguridad en el día a día, aprender y asegurarnos de estar haciendo las cosas bien.
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